Comme tout chef d’entreprise, manager ou personne à son compte, notre capacité à optimiser notre productivité est un des axes indispensables à notre réussite, et satisfaction personnelle.
La semaine commence, et vous pensez déjà au volume de choses à traiter qui vous attend.
Que vous ayez des enfants ou non, en plus des choses à faire pour votre travail, vous devez certainement avoir aussi une liste de chose à faire d’ordre personnel. Toutes ces choses qui occupent votre esprit, les unes après les autres s’appellent la charge mentale. Et cette charge est connue pour parasiter votre esprit, et votre efficacité.
La semaine commence..mal, vous êtes déjà stressé !
Il y a un moyen simple qui va vous prendre 20 mns maximum pour y remédier, et être efficace.
Voici comment alléger cette charge pour vous permettre d’atteindre vos objectifs.
L’idée est simple, il s’agit de planifier.
1. Faites la liste : temps requis 2 mns maximum
Notez sur une feuille la liste de tout ce que vous devez faire. Notez les comme elles viennent.
En ce qui me concerne, je note toutes les choses qui sont dans ma tête. Même celles qui me semblent sans importance, car elles sont quand mêmes présentes à mon esprit. Quand vous pensez aux mêmes choses encore et encore, c’est comme la tornade du magicien d’Oz. Lorsque vous les écrivez sur une feuille de papier, vous réalisez que le volume de vos tâches est important.
Faire la liste permet de vous alléger et cela ne prend qu’une minute ou deux.
2. Classez les éléments
Par type : personnel / professionnel
L’idée de la liste est de démêler le paquet présent à votre esprit et de le rendre clair. Si vous commencez votre journée, sans avoir une vision claire de ce que vous devez faire, vous risquez de passer à côté de l’essentiel, et surtout de vous fatiguer.
Pour cet article, je me focalise sur les tâches d’ordre professionnel. La journée quand vous êtes au travail, vous n ‘avez pas le temps pour ce qui est d’ordre personnel.
Par deadline
Quelle est la date à laquelle votre dossier doit être rendu ?
Personnellement j’aime bien me laisser un jour de marge, pour pouvoir relire, ou avoir une marge de sécurité si une urgence devait arriver entre temps.
Classez ensuite les éléments par date de fin.
Avoir à l’esprit uniquement ce qui doit être fait le jour J. Rien d’autre.
3. Décidez combien de temps chaque chose prend
Certaines choses sur votre liste prendront 15 minutes ou moins. Je regroupe ces choses ensemble.
Ensuite, il y a des choses plus longues. L’écriture d’un article. Finir une proposition de conseil. Ces tâches ont chacune besoin d’au moins une heure, voire plusieurs heures.
Donc, j’ai noté sur ma liste combien de temps chaque chose va prendre.
Encore une fois, cette étape ne m’a pris que quelques minutes.
4. Que pouvez-vous déléguer ?
Si vous ne travaillez pas seul, il y a certainement des tâches que vous pouvez/devez déléguer. Tout ce pourquoi vos compétences n’apportent pas de valeur, peut être délégué. J’irais même plus loin, doit être délégué.
Et si vous êtes seul, il y a des moyens de déléguer certaines parties.
5. Déterminez les créneaux horaires disponibles par jour
Définissez vos horaires quotidiens, et quel volume horaire est consacré à votre travail ?
Mes journées vont de 9h à 23h environ. Je consacre 3h dans ce laps de temps à manger + temps personnels. J’ai donc 11h par jour consacrées à mon travail.
Ensuite définissez les plages de la semaine jour par jour.
En ce qui me concerne, le lundi est le jour des réunions hebdo, j’en ai 3 dans la journée, cela prend environ 2h au total. Le mardi et le jeudi sont les jours où j’ai souvent des rendez-vous extérieurs, donc peu de temps à consacrer à de longues tâches. Le mercredi est un jour où je fais de la compta et des appels clients. Le vendredi est un jour calme, qui me permet d’avancer sur des tâches longues. En fonction de cela, je sais quels sont les moments où j’ai quelques heures disponibles.
6. Planifiez chaque activité
Enfin, je détermine le meilleur créneau horaire pour chaque activité.
Je programme en premier tout ce qui me semble le plus urgent ou nécessaire.
Le matin j’ai l’esprit frais et donc plus rapide.
Le soir, je m’occupe de mon fils de 19h à 21h. J’ai de nouveau du temps à partir de 21h30 pour travailler. Je m’impose de ne plus travailler après 23h pour pouvoir être en forme le lendemain.
Je peux donc travailler de 21h30 à 23h, cela représente 1h30, ce qui permet de faire beaucoup de choses. Cependant, j’ai déjà une journée derrière moi. Je ne m’occupe pas de tâches complexes qui nécessitent de la réflexion mais plutôt des choses qui sont simples, voire mécaniques; ou alors lire des articles que j’ai mis de côté et qui sont importants.
Cette partie m’a pris un peu plus longtemps. C’est un peu comme constituer un puzzle.
7. Ajustez le planning chaque matin
Quels sont vos objectifs aujourd’hui ? Prenez 2 à 5 mns pour réadapter votre journée en fonction de ce qu’il s’est passé la veille. Vous serez plus efficace en ayant une vision claire de votre journée.
Chaque jour, je sais ce que je dois accomplir dans la journée.
Je veux finir un article aujourd’hui. Je vais passer une heure et demie à travailler dessus. Et si nécessaire, relire, corriger et modifier dans la soirée. Avec l’objectif de publier ce soir. Si jamais je déborde en terme de timing, je vais soit me coucher plus tard pour atteindre mon objectif, soit me lever plus tôt pour ne pas que cela impacte mon planning du lendemain.
Et parfois, si mon planning du lendemain est plus cool, je peux me permettre de le finir le lendemain.
8. Prévoyez des pauses
Si vous voulez être efficace, vous devez voir votre semaine comme un marathon. Vous devez tenir et être efficace jusqu’à la fin.
On l’entend partout, mais il y a 3 choses à ne pas négliger, votre sommeil, du temps pour soi et votre vie sociale. Quand on a la tête dans le guidon, ces 3 choses sont très vite mises de côté.
Le midi, je prévois 20 minutes pour le déjeuner, sans écran. Idéalement je sors manger à l’extérieur. J’ai arrêté les déjeuners d’affaires car ils sont très chronophages. Les petits-déjeuner business sont plus efficaces.
J’ai 2 jours dans la semaine où je fais du sport, et 1 à 2 jour où je vois des amis. Je ne m’impose pas de jour, car je suis incapable de tenir un agenda toujours calé de la même façon. Ce sont les grandes lignes de la semaine idéale pour moi. Il y a des semaines où je ne peux pas faire de sport, car la charge de travail ne le permet pas. Ou alors je me couche vers minuit et je me lève plutôt pour pouvoir tenir les délais et mes engagements. Il y a des semaines plus cool également. Typiquement le mois d’août permet d’être efficace et détendu en même temps.
Je ne travaille jamais le samedi. C’est un jour où je récupère, et où je profite. Je fais en sorte de ne pas penser au travail ce jour là. Cela me permet d’avoir les idées claires et c’est souvent là où je trouve la solution à des problèmes. La prise de recul est géniale pour ça. Le dimanche est le jour où je définis mon planning de la semaine, et où je prépare tout ce qui doit être délégué.
Maintenant à vous de connaître, et de savoir ce qui est fait pour vous. Définissez ce qui est bon pour vous, essayez, ajustez, etc.
9. Limiter les distractions
Entre le téléphone, les emails, les collaborateurs qui ont besoin d’une réponse à un problème, être dérangé est facile et contre-productif.
Pour ma part, quand je suis sur une tâche de fond, je ferme ma porte, et mon téléphone est sur silence.
Pour l’écriture ou une proposition commerciale, j’ai aussi besoin de régler une minuterie. L’écriture me met dans un état profond de «flux», où je suis concentrée et perds toute notion de temps. Donc, je mets le minuteur de mon téléphone et j’écris. Je n’ai pas besoin de regarder l’horloge. Je sais que mon téléphone me dira quand je dois passer à la tâche suivante.
Pour vos collaborateurs, à moins qu’il n’y ait le feu, ils doivent pouvoir attendre que vous aillez fini. A vous de définir les limites. Si vous ne savez pas où les placer. Essayez un système et si ça ne convient pas, changez, ou précisez les cas spéciaux.
Exemple de planification
Voici concrètement comment je prépare mon planning.
1. je commence par lister tout ce qui est dans ma tête et qui doit être fini cette semaine (urgent) ou que j’aimerais avoir fini (important)
Ayant plusieurs
projets, je les classe par typologie avec un code couleur pour chaque. Je définis le temps nécessaire pour chacune des tâches. Dans l’exemple ci-dessous, j’arrive à un total de 58h pour toutes ces tâches. Auxquels il faut que je rajoute mes 3 points hebdos (2h) + mes 2 rdvs extérieurs (2h par rdv : le temps d’y aller de revenir + 1h de rdv) + 2h de distraction type question d’un collaborateur ou chose imprévue. J’ai donc besoin de 66h dans la semaine si je veux réussir à tout faire. Or comme vu plus haut, je travaille environ 57h30 par semaine.
2. Ensuite je distingue l’urgent, de l’important, du secondaire. Je regarde ce que je peux déléguer. En l’occurrence je peux déléguer 6h. Puis je regarde ce qui peut attendre la semaine suivante.
J’arrive à 60h. J’ai donc 2h30 en trop. Soit je décide de décaler quelque chose à la semaine suivante, soit je travaillerais plus certains jours. Pour 2h30, c’est facile de les récupérer dans la même semaine. Maintenant, c’est quelque chose que je décide dans la semaine et non le lundi.
3. Ensuite je répartis par jour, pour les tâches qui sont urgentes, elles sont en priorités. Pour le reste, je prends une tâche selon mon envie du moment et sa date à laquelle elle doit être finie.
Pour moi, planifier ma semaine est une façon importante de clarifier ce que je dois faire, et d’y arriver sans me perdre. Une fois que j’ai commencé à faire cela, j’ai réalisé que je perdais des heures chaque jour dans du stress et à penser à faire avancer les choses sans réellement progresser suffisamment. S’inquiéter peut être un énorme consommateur de temps.
J’aime avoir une vision claire pour entamer ma semaine efficacement.
Mais tout le monde est différent. Je suis perfectionniste et anxieuse, mais trop de structure ne me convient pas.
Le but est d’utiliser cela comme une ligne directrice et de trouver votre propre moyen de maîtriser votre temps sans vous submerger. Nous avons tous beaucoup à faire. Continuez à essayer différentes choses. Quelque chose va marcher pour vous.
La clé pour arriver à s’y tenir, est de trouver ce qui nous correspond. Quel schéma hebdomadaire est fait pour vous et vous permettra d’être plus efficace ? La base pour vous alléger reste la planification. Faites là de manière hebdomadaire, puis reprenez là chaque matin pour adapter ce qui doit l’être.
Évidemment ce sont les grandes lignes. Les imprévus peuvent modifier le quotidien. A vous de vous adapter en fonction de ce qui arrive. Et si votre planning de la semaine n’a pas été tenu, inutile de vous culpabiliser. Essayez d’identifier les facteurs qui vous ont empêché de le tenir. Si ce sont des facteurs récurrents prenez les en compte pour votre prochain planning.
Pour aller plus loin, et améliorer votre productivité, je vous recommande ce livre “La 25ème heure: Les Secrets de Productivité de 300 Startuppers qui Cartonnent”.
