Comment être plus productif sans être stressé ? C’est l’objectif de Getting Things Done (GTD). C’ est l’un des systèmes de productivité les plus populaires au monde, et ce pour de bonnes raisons. C’est un système très efficace pour vous débarrasser de toutes les choses présentent à votre esprit et vous permettre de vous concentrer sur les choses vraiment importantes, ce qui vous permet de faire de votre mieux et d’en faire plus.
Si vous vous sentez constamment dépassé, le concept central de GTD consistant à tout enregistrer dans un système fiable peut révolutionner votre vie. La mise en œuvre de GTD vous apporte de la tranquillité, car tout est rangé dans votre système de confiance, au lieu du désordre et du chaos qui découlent de la simple réaction aux urgences ou d’éteinte d’incendies.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment reprendre le contrôle de votre semaine et accélérer la courbe d’apprentissage de GTD en couvrant les bases du modèle GTD et en vous présentant quelques exemples pour que vous puissiez voir comment l’appliquer au quotidien.
Vous avez peut-être déjà entendu parler du système Getting Things Done, mais vous ne savez pas comment le mettre en œuvre. En surface, GTD peut être un peu intimidant lorsque vous essayez de le mettre en place. Le livre est assez long et, franchement, c’est un peu plus que nécessaire. Personnellement, je n’ai pas réussi à lire le livre la première fois que j’ai essayé. Si vous avez retardé l’apprentissage de GTD parce que vous ne vouliez pas prendre le temps de lire le livre, nous avons réalisé une vidéo dans laquelle nous le décomposons étape par étape afin que vous n’ayez pas à le faire.
Si vous vous retrouvez souvent submergé par trop de choses à faire et de stress parce que vous avez peur d’oublier quelque chose, cette vidéo est faite pour vous. Peu importe où vous en êtes dans votre parcours de productivité, vous pouvez tirer beaucoup d’avantage de la mise en œuvre de GTD dans votre vie. Cette vidéo et cet article vous montreront exactement comment le faire.
SOMMAIRE
- Vue d’ensemble
- La méthodologie GTD : simple comme 1, 2, 3 (4, 5)
Vue d’ensemble
Le système GTD est construit autour du concept selon lequel vous avez de nombreuses «entrées» d’informations différentes. Ce sont des choses qui occupent votre pensée et ne permettent plus à votre cerveau d’être dans sa fonction première, à savoir : avoir des idées. Il peut s’agir d’un numéro de téléphone dont vous devez vous souvenir, de réunions auxquelles vous devez assister ou de courses que vous avez à faire. Le problème est que la plupart des gens ne font rien avec ces pensées quand ils les ont et les remettent simplement à plus tard (par exemple, lire un email qui demande une action mais le laisser dans votre boîte de réception et espérant que vous vous en souviendrez). En omettant de mettre les choses à leur place (calendrier, liste de tâches, etc.), vous pouvez rapidement devenir stressé en essayant de tout mémoriser et en vous inquiétant continuellement de ce que vous avez oublié. Cela conduit à ce que David Allen appelle «Modalité d’analyse d’urgence», qui consiste essentiellement en un état d’analyse continuelle de l’horizon à la recherche du prochain incendie à éteindre.
Inutile de dire que ce n’est pas une façon d’être productif.
Idéalement, vous souhaitez capturer tout ce que vous devez faire / référencer dans un système de confiance afin de pouvoir le gérer ultérieurement, à vos conditions. Votre cerveau sert à avoir des idées, pas à les stocker, et quand vous avez un système, vous pouvez lui faire confiance pour qu’il garde le tout en son sein, ce qui allège votre fardeau d’essayer de tout mémoriser. En agissant de la sorte, vous serez surpris du nombre de «bonnes idées» que vous avez, car votre cerveau peut enfin se reposer et fonctionner comme il a été conçu. David Allen appelle cet état naturel efficace «l’esprit comme l’eau».
«L’esprit comme l’eau» fait référence à un état naturel d’être prêt à tout et de réagir de manière appropriée. Par exemple, lorsque vous jetez un caillou (ou une roche) dans une eau calme, les ondulations irradient vers l’extérieur à partir du point où la roche pénètre dans l’eau et l’eau réagit toujours de manière appropriée à la taille et à la force de l’impact.
Cependant, lorsque nous sommes stressés et dépassés, nous avons tendance à trop insister sur les choses qui ne sont pas importantes et à laisser de côté les choses qui le sont vraiment (nous ne répondons pas correctement). Par exemple, si je suis stressé parce que j’essaie de me souvenir de tout ce que je dois faire au lieu de le mettre dans mon système de confiance, je risque de me retrouver constamment à vérifier mes emails professionnels sur mon iPhone lorsque je suis à la maison au lieu de passer temps avec ma famille. Si je suis vraiment stressé d’allumer des feux toute la journée, je pourrais même les prendre pour quelque chose de petit, même si ce n’est pas de leur faute. L’objectif principal du système GTD est de vous aider à atteindre un «esprit semblable à l’eau» afin que vous puissiez répondre de manière appropriée à tous les différents inputs de votre vie et éviter de telles situations. Pour ce faire, GTD a un processus simple en 5 étapes.
La méthodologie GTD : simple comme 1, 2, 3 (4, 5)
La méthodologie GTD comporte 5 étapes de base:
- Collecter
- Clarifier
- Organiser
- Réfléchir
- Engager
Laissez-les décomposer un par un.
1: Collecter : Recueillir tout ce qui a votre attention.
Avez-vous déjà eu une bonne idée mais étiez-vous trop occupé pour l’écrire et puis vous l’avez complètement oubliée ? C’est parce que (comme nous l’avons dit plus tôt), votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les stocker. Le principe central de GTD est de tout capturer et de le mettre dans un système de confiance afin que vous puissiez prendre les décisions appropriées quant à ce qu’il faut faire avec.
David Allen dit que vous ne pouvez pas vous sentir bien dans ce que vous ne faites pas sans savoir ce que vous ne faites pas. Si vous ne capturez pas les choses qui retiennent votre attention, vous pouvez très facilement rester coincé dans la «modalité de balayage d’urgence» par défaut. Beaucoup de gens vivent constamment en réaction, essayant d’éteindre les feux qui s’allument sans cesse parce qu’ils ont oublié ce qu’ils devaient faire (ou ils s’inquiètent de ce qu’ils pourraient oublier pour ne pas pouvoir se concentrer une chose pour très longtemps). Vous devez collecter tout ce qui attire votre attention sur une boîte de réception, un bloc-notes (comme celui sur votre téléphone) ou une application (Monday), etc. Assurez-vous simplement que vous capturez vraiment TOUT. Il est fort probable que vous ayez plusieurs boîtes de réception dans votre quotidien. Il est donc important de toutes les identifier pour pouvoir les traiter de manière routinière et vous assurer que rien passe au travers des mailles.
Par exemple, vous pouvez avoir un bac à papier, votre boîte de courrier électronique (souvent plusieurs, avec au minimum une pro et une perso), vous pouvez capturer vos pensées ou des notes dans une application telle que DRAFTS ou nvALT, Monday, etc. Si vous n’avez jamais pris le temps d’identifier les boîtes de réception existantes dans votre vie, faites le maintenant!
2: Clarifiez : Traitez ce que cela signifie.
Une fois que vous avez tout rassemblé dans votre boîte de réception (ou vos boîtes de réception), vous pourrez alors commencer à tout traiter et prendre des décisions concernant l’utilisation de toutes ces entrées. C’est en fait la partie la plus facile, car une fois que vous avez tout collecté / capturé et que vous avez un plan en place pour traiter toutes ces informations, il ne faut que quelques secondes pour décider à quel endroit elles appartiennent dans votre système de confiance. Nous allons un peu décomposer l’arbre de décision GTD et vous montrer le processus exact pour tout identifier et mettre les choses dans les conteneurs appropriés afin que vous sachiez toujours exactement où tout se trouve quand vous en avez besoin, mais pour le moment, sachez que vous devez le faire régulièrement. Vous ne pouvez pas laisser les entrées s’empiler dans vos boîtes de réception. Si vous les laissez s’accumuler dans votre boîte de réception, il devient de plus en plus difficile de vous motiver pour les traiter.
Par exemple, si vous savez que vous devez traiter votre boîte de réception, est-il plus facile de le faire lorsque vous avez 50 messages ou 5 000 messages? Plus la tâche est grande, plus la tendance à procrastiner est grande. En traitant régulièrement votre boîte de réception, vous pouvez éviter un tel arriéré et éliminer les frictions dans votre système. Nous n’allons pas entrer dans les détails du traitement de vos boîtes de réception dans cet article, mais si cela vous intéresse, vous aimerez probablement cet article sur Gestion de la boîte de réception : Accéder à la boîte de réception zéro.
3: Organiser : Mettez-le là où il se doit
Lorsque vous identifiez ce qui est quelque chose, vous devez le mettre dans le conteneur approprié. Par exemple, s’il s’agit d’une action, mettez-le dans votre système de gestion des tâches. Nous recommandons Morning, mais vous pouvez utiliser quelque chose comme ToDoist, Things ou Asana. Si ce n’est pas une action mais que c’est le matériel de référence dont vous pourriez avoir besoin plus tard, mettez-le quelque part, dans lequel vous pourrez le retrouver facilement. Si le temps presse, comme une réunion ou un rendez-vous, placez-le sur votre calendrier. Si ce n’est pas important, vous pouvez décider de simplement le jeter et de ne plus vous en soucier.
C’est également là que l’idée de contextes entre en jeu. Un contexte est fondamentalement juste un outil, une chose, un lieu ou une personne dont vous avez besoin pour faire quelque chose. Par exemple, une liste d’appels téléphoniques que vous devez passer serait regroupée dans le contexte «téléphone» ou une liste d’articles d’épicerie dans le contexte «épicerie». Si vous devez en discuter avec un membre de votre équipe, vous pouvez définir un contexte pour cette personne ou un contexte de «bureau» pour les tâches à exécuter uniquement lorsque vous arrivez au bureau. Si vous voulez vraiment avoir envie, vous pourriez même avoir des contextes basés sur les niveaux d’énergie. Vous pourriez avoir un contexte de basse énergie avec des «victoires faciles», un contexte de haute énergie pour quand vous êtes vraiment motivé pour être productif.
4: Réfléchissez: Révisez fréquemment
C’est l’erreur n ° 1 que nous voyons chez les gens, et c’est la principale raison pour laquelle GTD ne fonctionne pas certaines personnes. Ils ne consultent pas assez souvent leur système. En omettant de revenir régulièrement, ils laissent simplement les choses s’accumuler et il devient de plus en plus difficile de suivre le rythme de leur système. Ils peuvent mettre le système en place, mais ils essaient ensuite de le “configurer et de l’oublier” sans le maintenir. Cependant, pour ce qui est de votre productivité, vous devez constamment revoir et apporter des ajustements. Il est important de nettoyer et de mettre à jour vos listes, de déposer tout nouveau fichier dans votre système fiable et de l’enlever de votre esprit de sorte que tout puisse fonctionner correctement. Je vous recommande de le faire chaque semaine, idéalement le lundi matin quand votre esprit est le plus frais. Oui, cela prend un peu de temps, mais l’avantage de sentir que vous avez enfin le contrôle de votre vie dépasse de loin le temps passé.
5: Engager : Faites
Cette étape semble simple, et ça l’est, si vous avez configuré votre système correctement. Si vous maîtrisez vos tâches et savez ce que vous devez faire chaque jour, il est facile de simplement afficher votre liste et d’exécuter le plan. Les personnes les plus productives que nous connaissons sont celles qui, soit la veille au matin, soit à la première heure de la matinée, dressent leur liste de tâches et identifient les principales tâches à accomplir, puis passent le reste de la journée à l’exécution du plan. Cela ne fonctionne que si vous avez suivi les 4 premières étapes et pouvez vraimentêtre confiant car tout ce que vous devez faire est sur vos listes et dans les conteneurs appropriés.
Pour aller plus loinComment planifier votre semaine pour être plus productif ?
L’arbre de décision GTD
Voyons comment l’appliquer en utilisant l’arbre décisionnel de GTD :
Organigramme GTD
Si cela vous semble un peu déroutant, ne vous laissez pas intimider. En fait, si vous regardez la vidéo au début de cet article, nous vous guidons pas à pas.
Voici l’idée de base:
Tout au long de votre journée, vous êtes constamment bombardé d’informations, telles que des choses que vous devez faire, des courses que vous devez faire, des noms et des numéros de téléphone, etc. Toutes ces choses cherchent constamment à attirer votre attention. Lorsque de telles informations vous parviennent, la première question que vous devez vous poser est la suivante: “Quelle est cette information?”. Une fois que vous décidez ce que c’est, vous pouvez alors répondre à la question “est-ce que cela nécessite une action de ma part ?”. Si ce n’est pas une action, il peut aller à l’un des 3 endroits suivants.
Tout d’abord, il pourrait aller à la poubelle. Une quantité étonnamment élevée d’informations auxquelles nous essayons de nous raccrocher appartient réellement ici. Beaucoup de gens ont tendance à être des collectionneurs d’emails, mais la réalité est que vous n’avez pas besoin de tout ce dont vous avez. N’ayez pas peur de supprimer les éléments que vous ne jugez pas importants. Si vous décidez que c’est vraiment important, vous pouvez le placer soit dans un dossier / peut-être un jour (s’il est important de le revoir ultérieurement), soit dans un fichier de référence afin que vous puissiez accéder facilement aux informations lorsque vous en avez réellement besoin.
Si les informations sont exploitables, vous devez vous demander «quelle est la prochaine action?». Si vous ne pouvez pas terminer l’activité en une seule étape, il ne s’agit en réalité pas d’une action, mais d’un projet qui nécessite une planification plus poussée. Un projet est tout ce qui contient plusieurs étapes pour le compléter. Il est fort probable que plusieurs projets soient actifs en même temps. Par conséquent, en plus de la phase de planification initiale du projet, il est également très important que vous examiniez régulièrement le projet pour voir si des étapes supplémentaires sont nécessaires pour le mener à bien.
Si l’information n’est pas un projet et que vous pouvez réellement la terminer en une étape, la prochaine question que vous devez vous poser est la suivante: «Cela prendra-t-il moins de deux minutes?». À l’avenir et le terminer – il faudra probablement plus de temps et d’efforts pour décider d’un plan de suivi que pour terminer l’activité.
Si cela prend plus de deux minutes, vous pouvez effectuer l’une des opérations suivantes: tout d’abord, vous pouvez le déléguer à quelqu’un d’autre, auquel cas vous devez vous assurer qu’il se trouve sur une liste d’attente. Avec suivi. Assurez-vous de ne pas tout simplement le laisser et de l’oublier, surtout si vous êtes l’ultime responsable de la réalisation de l’activité. Assurez-vous cependant que vous faites un suivi et que la tâche est terminée. Deuxièmement, vous pouvez le reporter. Lorsque vous différez une tâche, vous la dirigez vers l’avenir pour l’une des deux raisons suivantes: soit vous devez terminer la tâche à un moment précis, soit vous avez besoin de quelque chose de plus avant de pouvoir exécuter cette tâche.
Si vous différez la tâche parce qu’elle est basée sur le temps (comme une réunion), assurez-vous que cela se retrouve dans votre calendrier. Si cela n’est pas basé sur le temps et que vous attendez que quelque chose soit terminé avant de pouvoir accéder à cette tâche, assurez-vous qu’elle figure dans la liste «Actions suivantes». Un gestionnaire de tâches comme OmniFocus est idéal pour cela, car vous pouvez avoir des projets séquentiels dans lesquels les tâches sont marquées comme indisponibles jusqu’à la fin de la tâche précédente.
