Des cartes de visite au CRM sans ressaisie manuelle
Un équipementier automobile rencontre ses prospects sur salon. Les entrer dans le CRM groupe supposait de recopier chaque carte à la main, compte puis contact.
Le contexte
Le CRM fonctionnait, mais pas pour les cartes de visite.
Les salons et les visites terrain produisent régulièrement quinze à trente prospects qualifiés. Le problème n’a jamais été d’en trouver. Il était de les faire entrer dans le CRM.
Le CRM est un Microsoft Dynamics imposé au niveau du groupe, inscrit dans un système d’information plus large. Pour y enregistrer un prospect, plusieurs informations sont obligatoires : société, adresse, marché, moyen de contact, puis les informations individuelles du contact. Et le processus se déroule en deux temps, création du compte entreprise puis création du contact rattaché.
En pratique, les commerciaux transmettaient leurs cartes et leurs notes dans Teams, et le directeur marketing reprenait chaque contact un par un. Sur certaines journées, cela représentait jusqu’à cinquante comptes à saisir, avec un risque d’erreur qui augmente mécaniquement avec le volume.
Un point de contexte explique pourquoi la question ne se réglait pas dans l’outil. Dynamics propose une option de lecture de cartes de visite, mais son activation relève du groupe, pas de la filiale. La demande n’a jamais abouti. L’équipe française avait donc le choix entre attendre un arbitrage qui ne venait pas, et trouver un moyen d’avancer sans toucher au CRM.
Le goulet d’étranglement ne se trouvait ni dans la qualité des leads, ni dans le CRM. Il se trouvait entre la carte de visite et Dynamics.
Notre diagnostic
Quatre décisions prises avant d’écrire une ligne de code
Le sujet n’était pas de remplacer Dynamics
Le CRM fait partie de l’environnement groupe. Reconstruire le processus dans un autre outil aurait déplacé le problème et créé un système parallèle. Le dispositif devait donc s’adapter à Dynamics, pas l’inverse.
Automatiser la saisie comptait plus qu’enrichir la donnée
Le premier scénario envisagé reposait sur l’enrichissement automatique. Les échanges ont montré que l’information existe déjà, sur la carte ou dans les notes du commercial. Le besoin prioritaire n’était pas de la compléter, mais de ne plus la recopier.
La photo devait devenir le point d’entrée
Aller chercher la donnée dans Teams aurait ajouté des contraintes de sécurité et d’accès dans un environnement groupe verrouillé. Nous avons déplacé le point d’entrée en amont, à la source : la carte elle-même. La photographier n’a jamais été le problème, l’intégrer au CRM l’était.
Le propriétaire commercial devait être conservé
Transformer une carte en ligne de CSV ne suffit pas : le prospect doit revenir à la bonne personne. Des règles de routage ont donc été intégrées au workflow. La donnée produite n’est pas seulement structurée, elle est déjà attribuée.
L’objection
« Dynamics a déjà un scanner de cartes de visite »
C’est vrai, et c’est la première chose à regarder avant de construire quoi que ce soit. Dynamics 365 Sales embarque un lecteur de cartes qui remplit les champs d’une fiche contact ou prospect. Ici, il n’a jamais été activé : l’option dépend d’un arbitrage groupe que la filiale n’a pas obtenu. Et même activé, trois limites documentées expliquent pourquoi il n’aurait pas réglé le problème.
Il ne crée pas l’entreprise
Le nom du compte est un champ de recherche : il n’est pas renseigné par le scan et doit être sélectionné à la main. Or c’est exactement la moitié coûteuse du processus, puisqu’il faut d’abord que le compte existe pour y rattacher le contact.
Il fonctionne carte par carte
Le scan se déclenche depuis le formulaire de création rapide, une fiche à la fois. Sur une journée de salon à cinquante comptes, cela reste cinquante passages dans l’interface, avec une personne devant.
Il dépend de la licence et des droits de chacun
Volume de scans lié à la licence utilisateur, rôles de sécurité à attribuer, disponibilité variable selon la région. Dans un environnement groupe verrouillé, chacun de ces points devient une demande à instruire au siège.
Et aucun scanner, natif ou tiers, ne répond à la question qui vient juste après : à quel commercial ce prospect appartient-il ? C’est ce que le système déployé traite, en amont du CRM plutôt qu’à l’intérieur.
Le déploiement
Quatre phases, dans cet ordre
Cartographier le processus Dynamics réel
Avant d’automatiser, nous avons reproduit la logique effective du CRM. Dans Dynamics, un prospect ne peut pas être créé à partir d’une simple adresse email : il faut d’abord réunir les informations nécessaires au compte, puis créer le contact et le rattacher à ce compte.
C’est précisément cette double étape qui avait fait échouer de précédentes tentatives d’automatisation. Le workflow a donc été construit autour de la structure du CRM existant, pas autour d’un modèle théorique plus simple.
| Étape 1 | Création du compte entreprise |
| Étape 2 | Création du contact |
| Étape 3 | Rattachement du contact au compte |
Une interface dédiée au traitement post-salon
Une interface web sur mesure, utilisable aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. L’utilisateur sélectionne le commercial et l’événement concernés, puis importe les photos des cartes récupérées. Plusieurs cartes sont traitées dans la même session.
Pas d’application à installer, pas de nouveau CRM à apprendre. Un navigateur suffit.
Transformer une image en données de CRM
Une carte de visite est une image. Dynamics attend des champs. Entre les deux, nous avons construit la couche de transformation : extraction du nom, du prénom, de l’entreprise, de la fonction, de l’email, du téléphone et des autres informations présentes, puis normalisation dans une structure exploitable par le processus commercial.
Lorsqu’une information obligatoire ne figure pas sur la carte, le workflow peut la compléter. L’objectif n’était pas de faire de l’OCR, mais de produire une donnée directement utilisable.
Routage et remise aux commerciaux
Une fois les contacts structurés, une couche d’IA applique les règles définies avec l’équipe pour identifier le commercial concerné. Le système génère ensuite un fichier CSV structuré et le transmet via Microsoft Teams.
On passe de « carte de visite → saisie manuelle → Excel → CRM » à « photo → extraction → structuration → routage → CSV → Teams → Dynamics ». Le travail humain se déplace là où il a de la valeur : vérifier et exploiter le prospect, plutôt que recopier ce qui est déjà écrit sur une carte.
Les résultats
Ce qui a changé pour l’équipe
Deux jours de travail récupérés chaque mois
C’est le temps que le directeur marketing passait à reprendre les cartes une à une pour reconstruire les fiches dans Dynamics. Il est rendu à des tâches qui ne sont pas de la recopie.
Les coquilles de ressaisie ont disparu
Traiter des dizaines de comptes à la main produisait inévitablement des fautes de frappe, des champs inversés, des informations oubliées. La donnée suit désormais le même processus d’extraction à chaque traitement.
Les commerciaux n’attendent plus leurs informations
Le retour des contacts structurés ne dépend plus de la disponibilité d’une personne pour saisir. Le fichier revient dans Teams après traitement, attribué au bon commercial.
Dynamics reste le CRM de référence
Aucun outil parallèle n’a été imposé aux équipes. Le système intervient en amont et prépare la donnée au format attendu. Il ne remplace pas le CRM groupe, il supprime la couche de travail manuel placée devant.
Le système se réutilise à chaque salon
Le choix de l’événement et du commercial fait partie de l’interface. Le workflow n’a pas été construit pour une opération, mais pour un rythme.
Un contournement plutôt qu’une migration
Le CRM imposé par le groupe n’a pas été touché. Le gain a été obtenu sur ce qui l’alimente, sans projet de migration ni arbitrage à remonter au siège.
Récapitulatif
Ce qui a été livré
| Brique | Ce qui a été mis en place | Outil |
|---|---|---|
| Interface de capture | Interface responsive utilisable sur smartphone et ordinateur, sélection du commercial et de l’événement | Application web |
| Acquisition | Import de plusieurs photos de cartes de visite dans une même session | Web / mobile |
| Extraction | Lecture automatique des informations présentes sur les cartes | IA |
| Structuration | Transformation en champs exploitables par le processus CRM | Automatisation |
| Complétion | Enrichissement des informations obligatoires absentes de la carte | Data + IA |
| Routage | Identification du commercial propriétaire selon les règles définies | IA |
| Export | Génération du fichier structuré au format attendu | CSV |
| Distribution | Transmission du fichier aux commerciaux concernés | Microsoft Teams |
| CRM cible | Données préparées pour le processus compte puis contact | Microsoft Dynamics |
Votre CRM est imposé par le groupe et personne ne veut le remplacer ?
Un échange de trente minutes pour identifier ce qui bloque en amont de votre CRM, et ce qui peut être automatisé sans y toucher.
Déployer ce système chez vous