Un CRM connecté à l’ERP, 40 fichiers Excel absorbés, 5 SDR
Obera fabrique des équipements de traitement de l’air pour l’industrie. Son pôle prospection travaillait sans CRM, avec trois recrutements à absorber.
Le contexte
La méthode de travail était la propriété de chaque SDR
La donnée commerciale vivait dans 40 fichiers Excel. Chaque SDR avait construit son propre suivi : ses colonnes, ses statuts, ses relances. Ces fichiers contenaient l’essentiel de l’historique commercial de l’équipe, et rien n’était partagé.
Le reste était éclaté ailleurs : campagnes email, enrichissement, prospection LinkedIn, deux formulaires sur le site, et l’ERP qui portait les devis, les commandes et la facturation.
Le déclencheur n’était pas un problème d’outil. Trois arrivées étaient programmées sur une équipe de deux. Un système où la méthode est individuelle ne se transmet pas, il se reconstruit à chaque recrutement.
Notre diagnostic
Quatre décisions prises avant d’ouvrir Attio
Le sujet n’est pas le CRM, c’est l’entrée de la donnée
Un CRM neuf sans contrôle à l’import redevient un Excel partagé en trois mois. La première règle posée : aucun import CSV manuel, quel que soit l’utilisateur, admin compris.
Le CRM ne devait pas devenir un second ERP
Dupliquer le devis et la commande dans Attio aurait créé deux vérités concurrentes. La frontière a été tranchée dès le cadrage : le CRM fait foi sur l’amont, l’ERP sur l’aval.
Un pipeline qui démarre trop tôt ment
Créer une opportunité dès l’import produit un pipeline gonflé de deals fantômes et un forecast inexploitable. D’où un modèle à deux niveaux, avec un pipeline qui ne s’ouvre qu’au rendez-vous confirmé.
Les leads export ne rentrent pas dans un moule Siren
Une règle d’unicité fondée sur le seul Siren rejette systématiquement la Belgique et la Suisse. Il fallait une clé qui dégrade proprement plutôt qu’une clé qui bloque.
Le déploiement
Huit phases, dans cet ordre
Cadrage et architecture
Attio, déploiement from scratch, base intégralement en français. Définition de la frontière amont/aval avec l’ERP et de la clé d’identification par pays.
| France | Siren |
| Union européenne | TVA intracom |
| Suisse | Numéro IDE |
| À défaut | Domaine, avec view de contrôle |
Modèle de données à deux niveaux
Niveau 1, une liste de prospection pilotée par les SDR : chaque statut a un critère factuel d’entrée, pas une appréciation. Niveau 2, un pipeline d’opportunités qui s’ouvre au rendez-vous confirmé et dont les étapes aval sont alimentées par l’ERP.
Chaque changement de statut est horodaté automatiquement : c’est la matière première du reporting de conversion.
Circuit d’import qualifié
Le cœur du dispositif. Toute liste externe passe par un contrôle automatique avant écriture : critères bloquants, normalisation des identifiants et des formats, score d’enrichissement sur 100, déduplication interne au fichier, écriture en upsert.
Chaque import produit un rapport : lignes importées, envoyées en enrichissement, rejetées avec motifs.
Une interface d’import pour les SDR
Interdire l’import manuel ne suffit pas, il faut donner mieux à la place. Un formulaire web se place entre le SDR et le CRM : il charge son fichier, qualifie la liste en une fois, et vérifie la correspondance des colonnes détectée automatiquement.
Avant tout envoi, un contrôle affiche trois compteurs : lignes prêtes, lignes routées vers l’enrichissement, lignes bloquées. Les rejets s’exportent avec leur motif, ligne par ligne. Le SDR corrige son fichier source au lieu de découvrir le problème dans la base.
À l’écriture, chaque ligne est rapprochée des fiches existantes : une société ou un contact déjà connu est complété, jamais dupliqué.
Reprise des 40 fichiers
Les 40 fichiers Excel ont été nettoyés, restructurés selon le nouveau modèle, puis passés par le même circuit que les listes externes. Pas de porte dérobée pour l’historique : les fichiers legacy subissent les mêmes contrôles.
L’historique accumulé par chaque SDR est devenu une donnée d’entreprise.
Connexion des outils de prospection
Deux formulaires du site, les campagnes email, l’enrichissement, la téléphonie et la synchronisation email. Pour chacun, le sens de circulation et le système de référence sont écrits.
Arbitrage sur les automatisations : le volumique passe par l’API, les workflows natifs sont réservés aux événements unitaires à forte valeur.
Connexion de l’ERP
Les deux systèmes sont légitimes sur leur moitié du cycle : l’ERP fait foi sur le devis, la commande et la facturation, le CRM sur la prospection et le rendez-vous. Les relier ne consiste pas à copier des données d’un côté à l’autre, mais à trancher qui a le droit d’écrire quoi.
Quatre règles ont été écrites. Le rapprochement se fait sur l’identifiant ERP en plus du Siren, parce qu’une société peut exister dans l’ERP avant d’entrer en prospection. L’ERP écrase le CRM sur les champs aval, jamais sur les champs de prospection. Une opportunité passe en devis envoyé quand un devis est rapproché de la société, et en gagné à la commande, sans aucune saisie commerciale. Enfin, un devis qui arrive sur une société sans opportunité ouverte déclenche une alerte au responsable des données plutôt qu’une opportunité rétroactive mal rattachée.
Le volet bancaire, tarifaire et logistique reste dans l’ERP. Un CRM de prospection n’a aucune raison d’en porter une copie.
Documentation et transfert
Dix procédures couvrant la saisie, la déduplication, les accès, les leads, les automatisations, les intégrations, le reporting, la formation, la conformité et la maintenance. Formation par rôle, puis passation des accès admin.
Conformité intégrée au paramétrage plutôt qu’ajoutée après : opposition traitée sous 48h et propagée aux listes de suppression, réimportation bloquée par la clé unique.
Les résultats
Ce qui a changé pour l’équipe
Une frontière nette entre CRM et ERP
La question « quelle est la bonne information » a une réponse écrite, champ par champ, et une règle de conflit explicite.
L’historique est devenu une base partagée
La connaissance commerciale ne dépend plus du fichier personnel d’un SDR ni de sa présence dans l’entreprise.
Trois arrivées absorbées sans reconstruction
Un nouvel entrant reçoit un accès, une visite guidée, un guide et un point à 30 jours. Il travaille sur le circuit existant au lieu d’inventer le sien.
Zéro import manuel, sans perte d’autonomie
Les SDR déposent leurs fichiers eux-mêmes et voient les rejets avant écriture. La qualité de la base n’est plus une question de discipline, c’est une contrainte technique.
Deux tableaux de bord en temps réel
Rendez-vous pris par SDR et par source, conversion par étape, valeur du pipeline par zone, raisons de perte.
Une infrastructure qui accepte la suite
Le parc installé, les relances d’hivernage et le scoring s’ajoutent sur l’architecture existante sans la refaire.
Récapitulatif
Ce qui a été livré
| Brique | Ce qui a été mis en place | Outil |
|---|---|---|
| Socle CRM | Sociétés, contacts, liste de prospection, pipeline à deux niveaux, base en français | Attio |
| Clé anti-doublons | Identifiant unique société avec contrainte d’unicité et dégradation par pays | Attio |
| Circuit d’import | Contrôles bloquants, normalisation, score, déduplication, upsert, rapport | Automate + API |
| Interface d’import | Formulaire de dépôt pour les SDR : qualification, mapping automatique, contrôle avant envoi, export des rejets motivés | Formulaire web |
| Reprise historique | 40 fichiers Excel nettoyés, restructurés, importés par le même circuit | Excel → Attio |
| Leads entrants | Deux formulaires du site : création de fiche, création d’opportunité au rendez-vous | WordPress |
| Séquences et enrichissement | Routage des campagnes, remontée des contacts avec email trouvé | Emelia, Lemlist |
| Appels | Enregistrements d’appels rattachés aux fiches prospect | Allo |
| ERP | Devis, commandes, statut client, identifiant ERP, import quotidien | Wavesoft |
| Automatisations | Création d’opportunité, passage en engagé, péremption, relance de deal dormant | Workflows + API |
| Conformité | Opposition sous 48h propagée aux listes de suppression, réimportation bloquée | Attio |
| Documentation | Dix procédures, guide utilisateur, formation par rôle, passation admin | SOP CRM |
Besoin de connecter votre ERP à un CRM et d’avoir une seule source de vérité commerciale ?
Un échange de trente minutes pour cartographier vos sources et dire ce qu’un CRM changerait réellement chez vous.
Déployer ce système chez vous